Quais etapas devem ser consideradas? Este artigo traz dicas para fazer este processo evoluir de maneira natural 

Recentemente, explicamos o conceito de gestão do conhecimento e os seus benefícios para um negócio, que podem se refletir em aumento de competitividade, redução de custos e inovação. Neste artigo, vamos abordar como aplicar essa estratégia em seu negócio. 

Nem sempre fazer com que um conceito seja incorporado à cultura empresarial é simples, mas é preciso entender esse processo como uma transformação. Portanto, há a necessidade de envolver todos os departamentos e pessoas da empresa e, de preferência, ser comunicado de forma clara aos colaboradores, visando facilitar a sua assimilação. 

A implantação da gestão do conhecimento costuma estar calcada em quatro etapas: 

1 – Diagnóstico atual 

Conforme a abordagem do artigo anterior, é preciso saber qual o status atual para que se possa desenhar um caminho e objetivos. Mas o que precisa ser analisado neste primeiro levantamento? Listamos algumas questões em quatro tópicos. 

Pessoas – Qual a relação entre os departamentos dentro de um negócio? Como estão estruturados os departamentos? Como são as trocas de informações entre setores? Quais conhecimentos fluem no dia a dia? Quais competências precisam ser desenvolvidas? Quais atitudes, habilidades e conhecimentos precisam aflorar? Há necessidade de contratação de pessoal para superar limitações? 

Processos – A empresa catalogou os seus processos em todos os setores? Há uma sequência dessas atividades? Quais dessas atividades são específicas de um departamento ou criam conexões entre setores? 

Conteúdo – Em um comparativo com o mercado, qual o conteúdo da companhia? O que é feito de melhor e de pior que os concorrentes? É possível entender os motivos? Quais procedimentos precisam ser implantados? Quais conhecimentos precisam ser retidos? 

Cultura – O conhecimento é entendido como um ativo? A cultura organizacional promove a troca de conhecimento? São realizados treinamentos e capacitações frequentes? 

Esses quatro aspectos são permeados pela tecnologia. Quanto mais digitais forem, melhores os resultados. Embora as pessoas sejam o foco da gestão de conhecimento, é impossível competir no mundo atual sem contar com as melhores plataformas e soluções. 

Ter tecnologias capazes de centralizar as informações do negócio, do setor e dos concorrentes é fundamental. O uso de dados já se disseminou nas empresas e é determinante tanto nos aspectos estratégico quanto operacional do negócio. 

2 – Planejamento estratégico 

O diagnóstico traz a realidade da empresa para o papel. Neste segundo momento, desenha-se um tripé fundamental para o sucesso: visão, objetivos e estratégias relacionadas à gestão do conhecimento. É nesta etapa que a organização vai determinar onde e como quer chegar, traçando objetivos (principais e secundários). 

Neste momento, é importante listar atividades que devem ser feitas, competências que precisam ser desenvolvidas, perfis de profissionais que devem ingressar no time no futuro, entre outros pontos. Mais importante: é preciso definir pessoas responsáveis por essas tarefas, metas e prazos, o que vai simplificar o seu acompanhamento. 

3 – Colocando em prática: faça um piloto 

Diagnóstico feito e planejamento definido, é hora de colocar o planejamento à prova. Um dos caminhos mais simples é fazer um piloto em vez de envolver a empresa inteira de uma vez. 

É possível aproveitar a identificação de problemas inicial e focar nos aspectos mais urgentes para dar início a este planejamento. Neste momento, a empresa vai sentir na pele as reais dificuldades, que podem ser inúmeras: resistência de colaboradores; não priorização por gestores; lacunas tecnológicas ou de pessoal, entre inúmeras possibilidades. 

O principal propósito desta etapa é compreender quais barreiras foram sentidas e entender como é possível superá-las em um segundo momento. Portanto, avalie os resultados e aproveite a experiência para replicar de forma global, minimizando erros e maximizando os acertos. 

4 – Implementação total 

Depois do piloto, a implementação total nada mais é do que individualizar a gestão do conhecimento para cada setor e acompanhar a sua execução. Algumas dicas: 

Foque nos indicadores desenhados – Porém, lembre-se de respeitar os prazos e buscar compreender o que está limitando a implantação da gestão de conhecimento. 

Comunicação – As pessoas envolvidas precisam entender os motivos por trás dessa decisão e qual a importância da sua participação. 

Cursos – Invista na capacitação, com os treinamentos necessários para o seu time. 

Divulgue resultados intermediários – Do gestor ao executor, entender qual a situação da implementação auxilia as pessoas e a empresa a atingir os seus resultados. Não use isso como ferramenta de pressão, mas como uma recompensa, com reconhecimentos públicos – e, se possível, financeiros, por que não? 

Lembre-se: estamos falando de conhecimento. Muitas vezes, leva-se tempo para construir um ambiente corporativo que favoreça a aprendizagem, a troca de informações e o erro. Nem sempre soluções benéficas para o negócio vão surgir de imediato e sem equívocos. Estamos falando sobre um processo que envolve pessoas, tecnologia e riscos. 

Embora o planejamento estratégico da empresa seja determinante, é preciso se manter atento à realidade do mercado. Eventuais modificações na forma de atuação dos concorrentes ou exigências dos clientes podem alterar este plano, que pode ser modificado, de acordo com a necessidade. 

Fique por dentro do próximo post sobre o tema, que vai focar em dicas e vantagens da gestão do conhecimento.